Neues Digitalisierungszentrum an der Stiftung-HAM

Neues Digitalisierungszentrum an der Stiftung-HAM

Roger Wolfer

Die Stiftung HAM besitzt neben unzähligen Objekten auch einen umfangreichen Bestand an Medien- und Schriftträgern (vieles mit Unikatcharakter). Um die Bestände zu schützen und diese einer breiteren Öffentlichkeit einmal zugänglich machen zu können, erkannte die Stiftung HAM einen zunehmenden Handlungsbedarf die Digitalisierungstätigkeit zu intensivieren. Deshalb wurde eine neue Stelle für die Koordinierung dieser Digitalisierungsprojekte geschaffen und nach einem intensiven Evaluationsprozess konnte ein neues Digitalisierungszentrum eingerichtet werden. Im letzten Jahr wurde die Digitalisierung aufgenommen und bereits beinahe 400’000 Seiten gescannt. Hier wird kurz über den Anschaffungsprozess und das erste Digitalisierungsprojekt berichtet.

Anschaffung

Es wurden für das Digitalisierungszentrum zwei Geräte angeschafft. Einerseits ein kamerabasiertes Reprographie-System von PhaseOne und andererseits für den Produktionsscanner Scamax 311 von der Firma Inotec. Das PhaseOne System ist sehr flexibel und es können alle Vorlagen von Negativen, Dias, Glasplatten unterschiedlicher Grössen, über Bücher und Hefte bis Pläne und Plakate in der Grösse A0 effizient und in hervorragender Qualität digitalisiert werden. Der Scamax 311 eignet sich besonders um nicht gebundene Bücher sehr schnell und doch schonend und in guter Qualität zu scannen. Der Raum selbst musste ebenfalls angepasst werden. Dieser wurde durch die LBA vergrössert, isoliert, mit einer Heizung ausgestattet, sowie benötigte Strom- und Netzwerkanschlüsse installiert. Weitere benötigte, individuelle Anpassungen wurden durch den ehrenamtlichen Mitarbeiter Norbert Rindlisbacher vorgenommen.

Evaluationsprozess

Die Stiftung HAM hat bereits 2013 begonnen einzelne Bestände mit der Unterstützung von Ehrenamtlichen zu digitalisieren. Dies Diente in erster Linie der Inventarisierung als Vorschaubild im Inventarsystem MuseumPlus. In der ersten Phase wurde deshalb zuerst betrachtet was bisher gemacht wurde. Was lief dabei gut? Was nicht so gut? Was kann verbessert werden? Hier sollen nur zwei Beispiele genannt werden, bei denen sich ein Verbesserungspotential zeigte: 1. Das reine Scannen eines einzelnen Negativs dauerte mit dem verwendeten Flachbettscanner bis zu 20 Sekunden (Abb3.). Dies fällt nicht ins Gewicht, wenn man nur um die 100 Negative digitalisiert. Hat man hingegen eine Sammlung von mehreren tausend, wird das relevant. Digitalisiert man zum Beispiel 25’000 Negative und reduziert die Zeit zum Scannen um 15 Sekunden, spart man damit 15 Arbeitstage ein. Heute gibt es auch Geräte, mit denen Negative deutlich schneller und in besserer Qualität digitalisiert werden können. 2. Die Belichtung von Plakaten und Plänen konnte mit den vorhandenen Mitteln nur mit viel Aufwand konsistent gehalten werden, deshalb wurden die Bilder anschliessend aufwändig manuell nachkorrigiert. Mit adäquaterem Equipment, welches es heute gibt, kann dies vermieden und damit sehr viel Zeit bei der Nachbearbeitung eingespart werden (Abb. 4).

Ziele der Digitalisierung

In einer weiteren Phase wurde intern diskutiert und festgelegt, weshalb digitalisiert werden soll. Was soll mit den digitalisierten Dateien geschehen, wie sollen diese verwendet werden können und durch wen. Davon hängt die Qualität ab, mit der digitalisiert wird. Aufgrund des Unikatcharakters grosser Teile der Sammlung und grossen Teilen, die nur einmal im Bestand vorhanden sind, wurde entschieden, dass die Digitalisate als Schutzkopie dienen. Dies bedeutet, dass das Digitalisat in fast allen Fällen der Verwendung das Original ersetzen kann und somit das Original nur noch in Ausnahmesituationen konsultiert werden muss und damit geschont wird. Die Digitalisate eignen sich dann auch, um Kopien für die Inventarisierung zu erstellen oder diese einer breiteren Öffentlichkeit zugänglich zu machen.

Was wird digitalisiert

Eine weitere wichtige Frage betrifft den Bestand selbst. Welche Formate sollen digitalisiert werden und in welcher Anzahl sind diese vorhanden. Weitere Aspekte sind der Zustand der Bestände und wie diese gehandhabt werden dürfen. Sind sie sehr fragil oder darf man diese auch einer geringen mechanischen Belastung aussetzen? Die Sammlung der Stiftung HAM ist dabei sehr anspruchsvoll mit einer breiten Palette von Negativen, Dias, Glasplatten zu Katalogen, Büchern, Karten, Plänen und Plakaten in Übergrössen. Aufgrund von Budget- und Platzrestriktionen wurde hier entschieden, dass es möglich sein soll, alles bis A0 digitalisieren zu können. Der Bestand von Plänen etc. über A0 ist so gering, dass dies die Kosten und den Platzbedarf nicht rechtfertigt.
Diese und weitere Überlegungen führten zu der Entscheidung der Stiftung HAM und ZSHAM, dass sich eine Investition in neue Geräte und Neugestaltung des Digitalisierungsraumes langfristig durch weit höhere Effizienz und Qualität lohnend auszahlt. Mehrere Geräte in unterschiedlichen Preiskategorien wurden dabei eingehend in Betracht gezogen, bis die Entscheidung auf die eingangs erwähnten Geräte gefallen ist.

Erstes Projekt: Ersatzteilkataloge